1.- Los desafíos de Ascensores Serki.  The challenges for Ascensores Serki.

Serki necesitaba una nueva solución de negocio con la que evolucionar y estar a la altura de los últimos avances en materia digital del sector. Su sistema ERP estaba desactualizado, y necesitaban un software que se adaptara a su negocio actual y los procesos del día a día de todo el equipo. Serki needed a new business solution with which to move forward and bring the company up-to-date with the latest digital developments in the industry. The company’s ERP solution was outdated and it needed a software suited to its current business and the day-to-day processes of the entire team.

Y es que en el sector del ascensor hay una llamativa falta de oferta de soluciones de negocio.  Las que existen están cada vez más obsoletas porque, aunque satisfacen las necesidades básicas, no permiten la ejecución de otras gestiones fundamentales o están anticuadas. However, in the lift industry, there is a noticeable lack of business solutions on offer. The current offering is becoming increasingly obsolete and, although it meets basic needs, it does not allow the implementation of other essential functionality or is outdated.

2.- Nuestra propuesta: una solución a medida. Our proposal: a bespoke solution.

Odoo, el ERP de código libre nº 1 en el mundo, fue la solución propuesta para desarrollar una herramienta de gestión empresarial que se ajustara a las necesidades de Serki. Porque la principal ventaja de implementar Odoo es que puede diseñarse a medida de las necesidades del cliente, con el fin de que resuelva todas las funciones, requisitos y exigencias del sector al que pertenece, en este caso el del ascensor. Odoo, the world’s number one open source ERP, was the solution chosen to develop a business management tool to cater to Serki’s needs. Because the main advantage of implementing Odoo is that it can be tailored to the company’s needs, so that it performs all the functions and meets the demands and requirements of the industry to which the company belongs.

3.- La implantación de Odoo, por fases. Phased implementation of Odoo.

El proyecto comenzó con un análisis de situación de la empresa, para detectar todos los procesos críticos en el planteamiento de la solución, y se dividió en tres fases. The project began with an analysis of the company’s situation to identify all critical processes to be taken into account when designing the solution, and was divided into three phases:

• Fase 1: el cambio de solución. Primero se ejecutó la sustitución de la herramienta que se estaba utilizando por Odoo, reduciendo las funciones a las básicas que Serki necesitaba para su día a día como empresa ascensorista. Phase 1: change of solution. Firstly, the tool that was being used was replaced with Odoo, and the number of functions was reduced to the basic ones Serki needed for its day-to-day work as a lift company.

• Fase 2: la implementación de mejoras. En esta fase se definen las funciones ad-hoc que Serki necesita, y que habían sido analizadas al inicio del proyecto y con las que se había definido la solución, pero sin alcanzar todo el potencial del software. Phase 2: implementation of improvements. In this phase, the ad hoc functions that Serki needed were defined after being analysed at the start of the project and used to design the solution, but without using the software’s full potential.

• Fase 3: la búsqueda de los máximos. Durante esta etapa se busca conseguir una solución robusta, que saque el máximo partido a Odoo. Phase 3: the quest for optimisation. During this phase, the aim was to achieve a robust solution that harnesses the full potential of Odoo.

4.- Los resultados del proyecto. Project results.

“El proceso de implantación de Odoo continúa evolucionando positivamente. Hemos concluido la fase 1 y actualmente estamos finalizando la implantación de la fase 2 y analizando la 3.” Aunque el desarrollo de Odoo continúa en proceso, en Ascensores Serki ya han logrado una mejora en la productividad de todas las áreas de trabajo.  ‘The Odoo implementation process is progressing positively. We have completed phase 1 and are currently finalising the implementation of phase 2 and analysing phase 3.’ Although Odoo is still under development, Ascensores Serki has already been able to improve productivity in all work areas.

“No solo estamos disfrutando de la principal ventaja de Odoo: el control de todas las áreas de trabajo en una única plataforma, sino que además podemos ejecutar las funciones de una empresa del sector del ascensor, como: el mantenimiento de los ascensores, el seguimiento de las acciones de mantenimiento al momento y el control de tiempo dedicado a cada ascensor o comunidad de vecinos para analizar rentabilidades, etc.” ‘We are not just reaping the benefits of Odoo’s main advantage: control over all work areas in a single platform; we can also perform the functions of a company in the lift industry, such as lift maintenance, real-time monitoring of maintenance activities and tracking the time devoted to each lift or property owners’ association in order to analyse profitability, etc.’

Además, Serki disfruta ahora de acceso a funcionalidades tan útiles como: la trazabilidad completa de los clientes desde su contacto hasta la captación, facturación digital y automatizada, gestión documental y firma digital de contratos, acceso y control horario de los empleados con sus fichajes de entrada y salida… In addition, Serki now has access to such useful functionality as complete customer tracking from initial client contact through to securing the contract, automated digital invoicing, document management and digital signing of contracts, and access and monitoring of employee working hours with their sign in and sign out data, etc.